Yliopistojen henkilökunta on osoittanut ketteryyttä ja joustavuutta yllättävässä yhteiskunnallisessa tilanteessa, ja lähes kaikki yliopisto-opetus on siirretty nopealla aikataululla etäyhteyksillä toteutettavaksi. Poikkeustilasta huolimatta opetus, opiskelu ja työskentely yliopistoissa jatkuu lähestulkoon normaalisti ja käytännöt kehittyvät huimaa vauhtia.
Näin ollen on jälleen hyvä muistuttaa mieleen, millaisia oikeudellisia ulottuvuuksia etäopetukseen saattaa liittyä. Etäopetukseen liittyy usein digitaalisia oppimateriaaleja, jolloin ollaan tekemisissä niin tekijänoikeuksien luomisen kuin niiden käyttämisenkin kanssa. Lähtökohtaisesti etäopetukseen siirtyminen ei kuitenkaan aiheuta tarvetta luovuttaa tekijänoikeuksia työnantajalle tai allekirjoittaa immateriaalioikeuksiin liittyviä sopimuksia.
Tekijänoikeus syntyy aina luonnolliselle henkilölle eli esimerkiksi tutkijalle tai opettajalle. Yliopistoissa opetusmateriaalien tekijänoikeudet syntyvät siis työntekijöille. Mikäli yliopisto haluaa oikeudet itselleen, on oikeudet siirrettävä sopimuksella. Niin sanotun korkeakoulupoikkeuksen (mm. HE 211:1992) vuoksi yliopistoissa tekijänoikeuksien siirrosta opetus- ja tutkimustehtävissä toimivien osalta on aina sovittava nimenomaisesti.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työnantaja ei voi ilman erillistä sopimusta esimerkiksi tallentaa luentoja tai työntekijän luomia digitaalisia oppimateriaaleja ns. pysyvään käyttöön yliopistolle tai muun henkilökunnan käyttöön. Ellei työsopimuksessa ole nimenomaisesti sovittu oppimateriaalin tuottamisesta muiden käyttöön, se ei lähtökohtaisesti kuulu tutkijan tai opettajan työtehtäviin. Tältä osin on olennaista huomata, että myöskään yliopistojen työehtosopimuksessa ei sovita oppimateriaalien tuottamisesta muiden käyttöön tai tekijänoikeuksien tai muiden immateriaalioikeuksien luovuttamisesta.
Lähtökohtaisesti yliopiston työntekijällä on oikeudet itse luomaansa materiaaliin. Mikäli yliopisto haluaa työntekijän laativan materiaalia koko yliopiston käyttöön, tästä tulee sopia nimenomaisesti ja kirjallisesti kohtuullista korvausta vastaan. On syytä huomata, että joustaminen poikkeusaikana ja materiaalien väliaikainen antaminen vaikkapa kollegan käyttöön ei edellytä esimerkiksi oikeuksien ikuista luovuttamista vastikkeetta työnantajalle.
Jos työnantaja ehdottaa oikeuksien luovuttamista, tekijänoikeuksia koskeva sopimus kannattaa aina tarkistuttaa juristilla ennen allekirjoittamista. Mikäli toinen osapuoli painostaa allekirjoittamaan sopimuksen hyvin nopealla aikataululla ilman harkinta-aikaa, se itsessään on hälytysmerkki siitä, että sopimuksessa on todennäköisesti jotakin pielessä. Valitettavasti osa yliopistoissa tarjottavista sopimuksista on erittäin epäedullisia työntekijän näkökulmasta, mistä syystä sopimuksen sisältöä on syytä arvioida tarkkaan. Sopimuksessa tulee selkeästi linjata, mihin tarkoitukseen tekijänoikeudet luovutetaan, kenelle materiaali on tarjolla, millä ajanjaksolla työnantaja voi käyttää materiaalia sekä miten korvaus määräytyy. On olennaista, luovutetaanko sopimuksella yksinomaiset oikeudet vai rinnakkainen käyttöoikeus. Jos yliopistolainen luovuttaa poikkeuksettoman yksinomaisen oikeuden opetusmateriaaliin, täytyy huomioida, että hän ei saa sen jälkeen enää myöskään itse hyödyntää opetusmateriaalia toiminnassaan. Rinnakkainen käyttöoikeus tarkoittaa sitä, että työntekijä saa jatkossa myös itse hyödyntää opetusmateriaalia.
Verkko-opetus itsessään vaatii tekijänoikeusosaamista, sillä se harvoin perustuu vain työntekijän itsensä luomaan materiaaliin. On olennaista kunnioittaa muiden oikeuksia ja käyttää vain luvallista aineistoa. Onneksi apua ja tietoa tekijänoikeudella suojatun materiaalin hyödyntämiseen löytyy runsaasti. Yliopistoilla on usein ohjesivustoja tekijänoikeuksiin liittyen. Verkko-opetuksen osalta erityisesti Kopioston digilupa on avainasemassa. Lisäksi esimerkiksi Operight –sivustolla kerrotaan käytännöllisellä tavalla tekijänoikeuksien hyödyntämisestä opettamistyössä.