Viruspandemia on vaikuttanut kirjastotoimintaan jokaisella sektorilla, mutta yliopistokirjastot ovat pyrkineet varmistamaan opiskelijoiden ja henkilökunnan tiedonsaannin ja palvelut poikkeusjärjestelyin. Erityisesti painettujen materiaalien lainaaminen, niiden hankinta ja kokoelmien hoito ovat vaatineet nopeaakin sopeutumista uusiin tilanteisiin. Opetus ja monet kirjaston tukipalvelut ovat siirtyneet etätyöhön muun yliopiston tavoin. Kaikki kirjastotyö ei näy suoraan ja välittömästi asiakkaille, joten ohessa on tiivis katsaus siihen, mitä Avoimen tiedon keskuksessa on tämän vuoden poikkeusoloissa tapahtunut kirjaston hyllyjen takana.
Avoimen tiedon keskuksen kirjastotehtävät sopeutettiin pandemian alkaessa maaliskuussa COVID-19-aikaan nopeasti, kuten muutkin yliopiston toiminnot. Käytännössä työtehtävät jakautuivat etätyöhön, sekä ns. hybridiyttä ja palvelupisteissä läsnäoloa vaativiin tehtäviin. Työtehtävät, joita tehtiin jo valmiiksi paljon verkkoalustoilla ja teknisten apuvälineiden kanssa, sopeutuivat helpommin poikkeusaikaan ja kotikonttoreihin kuin tehtävät, joissa käsitellään painettua materiaalia ja joissa asiakaspalvelutehtäviä hoidetaan kasvokkain. Kevään, kesän ja alkavan syksyn virustilanteet ovat muuttaneet suunnitelmia useaan kertaan, mutta tavoitteena on ollut mahdollistaa eri kirjastopalveluiden ja materiaalien saatavuus, jotta asiakkaiden työt eivät häiriintyisi. Osa työn muutoksista on ollut poikkeusaikaan mukautumista, osa jäänee käytännöiksi jatkossakin.
Maskien takana lähiasiakaspalvelupisteillä
Pandemian alkaessa kirjaston etätavoitettavuus oli tavallaan jo valmiiksi poikkeustilassa, sillä B-rakennuksen peruskorjauksen vuoksi käynnissä oleva väistöaika oli totuttanut sekä asiakkaat että henkilökunnan poikkeuksiin jo viime vuonna. Silti yliopiston henkilökunta ja opiskelijat näkivät heti kevättalvella konkreettisia muutoksia, kun painetun materiaalin lainaamiseen jouduttiin tekemään uusia linjauksia, jotta kaikkien osapuolten turvallisuudesta pystyttäisiin huolehtimaan mahdollisimman hyvin. Kirjaston työntekijät noutivat asiakkaiden varaamia materiaaleja Ylistön ja Mattilanniemen kirjastoista ja Kanavuoren kokoelmakeskuksesta. Varaukset pääsi keväällä hakemaan valmiiksi lainattuina Mattilanniemen kirjastorakennuksen tuulikaapista. Tämä itsepalvelun muuttuminen noutopalveluksi vaati sekä logistiikan että työkulkujen ja -määrän uudelleen suunnittelemista, kun itseohjautuvuutta tukeva lähipalvelu muuttui hetkellisesti lainauspakettien teoksi. Tiloissa sallittu henkilöstömäärä oli rajallinen virusturvallisuuden vuoksi. Siten noutopalvelun sopeuttaminen muuttuvaan virustilanteeseen loi työntekoon uutta ajallista painetta, mistä kirjasto on saanut sekä rakentavaa että positiivista palautetta.
Asiakaspalvelu pyrki tiedottamaan muutoksista erillisillä koronaverkkosivuilla, jotta asiakkaat saisivat tarvitsemansa materiaalit ja avun poikkeuksellisissa oloissa. Etäasiakaspalvelua on hyödynnetty tehokkaasti: sähköpostia, puheluja ja JYKDOKin chat-palvelua on käytetty runsaasti verrattuna aiempiin vuosiin. Näitä keinoja suositellaan edelleen syksyn ennalta tietämättömän virustilanteen vuoksi, ja ne vaikuttavat vakiintuvan monille toimivaksi asiakaspalvelumuodoksi. Tänä syksynä on tilattu myös kirjastokortteja etänä, opastettu uusia opiskelijoita ja henkilökuntaa kirjaston peruskäyttöön verkkokurssin avulla ja tiedottein. Näistä ainakin osa jäänee vakituisiksi käytänteiksi. Jo vakiintunut käytäntö on myös ollut opinnäytteiden sähköinen toimitus, minkä tilausmäärissä on ollut nähtävissä kasvua.
Vähitellen kirjaston fyysisiä COVID-19-rajoituksia on pystytty purkamaan. Kesällä kirjastossa pystyi asioimaan etukäteisilmoituksilla tarvittaessa paikan päällä. Turvallisuuden vuoksi rakennuksen ihmismäärää seurattiin aluksi, mutta ennakkoilmoituksella asiointi sujui jouhevasti. Elokuussa 2020 ovet lopulta avautuivat enemmänkin, minkä jälkeen kirjasto on ollut auki asiakkaille kaupoista tutuin turvatoimin: palvelupisteillä on suojapleksit ja henkilökunnalla kasvosuojat. Tällä hetkellä myös asiakkaita pyydetään muistamaan maskien käyttö.
E-materiaaleja painettujen rinnalle
Yksi osa kirjaston kokoelmien hoitoa on painetun materiaalin hankinta ja valmistelu lainattavaksi. Teoksia saapuu kirjastoon jopa rullakoittain, jolloin niiden fyysisessä käsittelyssä ja lajittelussa on työtä. Tämän jälkeen ne luetteloidaan näkymään JYKDOK-kirjastojärjestelmässä: perusjulkaisutietojen luetteloinnin lisäksi tehdään mm. sisällönkuvailua asiasanoin, jotta teokset olisivat hyvin löydettävissä. Samalla kirjoihin tehdään tarvittavia fyysisiä merkintöjä esim. lainaamiseen tarvittavia viivakoodeja ja tietoja kokoelmasta, johon ne tullaan sijoittamaan.
Pandemian aikana uutta painettua materiaalia on voitu käsitellä kokoelmiin pienellä viipeellä, ja e-materiaalien rooli onkin siten korostunut. E-materiaaleja on hankittu huomattavasti aiempia keväitä enemmän ja niiden lainausmäärät ovat kertyneet: niitä on löydetty ja lainattu. Erityisesti suuret kansainväliset kustantamot laajentavat jatkuvasti e-materiaalitarjontaansa, mikä on vaikuttanut kirjahankintoihin jo ennen pandemiaa ja vaikuttaa niihin jatkossakin. E-materiaalien etäkäyttömahdollisuudet helpottavat myös kauempana asuvia asiakkaita. Kirjojen hankintamääriin on vaikuttanut pandemian lisäksi opintosuunnitelmien muutos, kun verrataan e-kirjojen hankintamääriä vuosina 2019 ja 2020, mutta oheisesta taulukosta käy ilmi, että COVID-19-tilanteen vuoksi on myös tehty tietoisia päätöksiä hankkia nimenomaan e-kirjoja.
|
E-kirjahankinta maalis−toukokuussa vuosina 2019 ja 2020 |
||
| 2019 | 2020 | |
| Yleiskokoelma | 132 e-kirjaa | 140 e-kirjaa, joista 20 perusteluna COVID-19 |
| Kurssikirjat | 5 e-kirjaa | 202 e-kirjaa, joista 23 perusteluna COVID-19 |
| Laitosten hankinnat | 0 e-kirjaa | 3 e-kirjaa |
Etäopetusta, tutkimuksen tukea ja suunnittelutyötä
Kirjasto ohjaa ja konsultoi tutkimus- ja opetushenkilökuntaa tiedonhankinnassa ja järjestää monenlaisia koulutuksia myös mm. julkaisemisesta, aineistonhallinnasta ja profiloitumisesta, esim. tutkijakoulutukseen liittyvä avoimen tieteen verkkokurssi sekä perustutkinto-opiskelijoiden tiedonhankinnan ja aineistonhallinnan kursseja. Kirjaston tiedonhankinnan opetus on tuttu osa etenkin perustutkinto-opiskelijoiden seminaareja. Opetukset järjestettiin kevättalvella nopeasti eri verkkoalustoilla, lähinnä Zoomissa, ja kevään etäopetuskokemuksia on hyödynnetty tehokkaasti koko syksyn opetusruuhkien ajan. Kuten muuallakin yliopistossa, digiloikka on luonnollisesti vienyt aikaa ja tuonut uusia haasteita, kun painotus on siirtynyt pandemian ajaksi lähiopetuksesta verkkopedagogiikkaan. Harjoituksia on totuttu ohjaamaan tietokoneluokissa jokaiselle osallistujalle henkilökohtaisesti, ja etäopetuksessa isoissa opetusryhmissä jokaisen osallistujan henkilökohtainen ohjaaminen ei aina aikataulullisista syistä onnistu, kun vuorovaikutus on erilaista kuin lähiopetuksessa. Kevätlukukauden aikana tutkijakoulutusten osallistujamäärät nousivat selvästi, vaikka koulutukset ovat jo muutamien vuosien ajan olleet tarvittaessa hybridimuotoisia. Kurssit ja opetusvierailut ovatkin jälleen käynnistyneet normaalisti uuden lukuvuoden myötä, vaikka opetusmuoto onkin uusi.
Moni tutkimuksen tukeen liittyvä toiminto jatkuu siis kuten ennenkin, vaikka monet kirjaston työntekijät ovatkin vielä etätyössä tai liikkuvat hybrideinä kodin ja työpisteiden välillä: esimerkiksi julkaisutiedonkeruu Converikseen, metriikkapalvelut, tutkimusaineiston hallinnan tuki ja julkaisupalvelut toteutetaan pitkälti etänä. Näissä tehtävissä työmäärä on ollut tavanomainen, sillä väitöskirjoja on valmistunut, vaikka osa väittelijöistä onkin saattanut siirtää väitöstilaisuuttaan keväältä syksymmäksi, ja julkaisuja sekä tutkimusaineistoakin tehdään koko ajan aineistonkeruun etähaasteista huolimatta.
Myös suunnittelutyö on jatkunut pandemiasta huolimatta, ja sen tuloksia julkaistaan myös tänä syksynä, esim. JYU:n data- sekä julkaisupolitiikkojen ja uuden tutkijoiden työtä tukevan infran muodossa. Infraa on kehitetty paitsi informaation etsimisen, myös mm. tutkimusaineistojen kuvailun tueksi. Lokakuussa on tarkoitus julkaista Converiksessa uusi tutkimusaineistoihin ja -dataan liittyvä työkalu. Tämä työkalu tukee tutkijaa aineistonsa metadatan tekemisessä, esim. yleiskuvauksen kirjoittamisessa, asiasanoituksessa, lisensioinnissa, tekijätietojen esiin tuomisessa sekä tietosuojakysymysten varmistamisessa. Työkalu on tehty ohjaukselliseksi eli sen avulla saa tarvittaessa yhteyden paitsi kirjaston asiantuntijoihin myös tietosuojavastaavaan.
Yhteistyötä etäyhteyksin
Moniin Avoimen tiedon keskuksen tehtäviin liittyy aktiivista yhteistyötä paitsi Jyväskylän yliopiston sisällä, myös laajemminkin kansallisissa ja kansainvälisissä verkostoissa. Aineistoja ja tietokantokantoja hankitaan kansallisin yhteisvoimin, metadataa ja materiaalien kuvailua pohditaan muiden korkeakoulukirjastojen kanssa, kotimaista tutkimusjulkaisemista ja informaatiolukutaitoa edistetään, minkä lisäksi tehdään korkeakoulu- ja OKM-yhteistyötä TUHA-verkostoissa julkaisutiedonkeruun kehittämiseksi, osallistutaan kansainvälisiin, tieteenalakohtaisiin tiedonhankinnan työryhmiin, sekä suunnitellaan ja edistetään avoimen tieteen etenemistä kansallisissa asiantuntijaryhmissä. Nämä yhteydet ovat muuttuneet yliopistolaisille jo hyvin tutuiksi Zoom-kokouksiksi ja webinaareiksi, mistä tullee uusia käytäntöjä työmatkustamisen tilalle.
Etätyössä Avoimen tiedon keskuksen henkilökunta on kohdannut varmasti muillekin yliopistolaisille tutut haasteet työvälineiden, etäyhteyksien, ergonomian, työohjeiden tulkinnan, viestinnän, yhteistyön, työssäohjaamisen ja -jaksamisen sekä työ- ja vapaa-ajan erottelun kanssa. Työmäärä on saattanut yhtäältä muuttua työntekijöiden rakentaessa ja omaksuessa uusia käytänteitä, jolloin työpäivät venyvät väistämättä pitkiksi. Toisaalta työtehtävistä ja elämäntilanteesta riippuen ainakin osa työntekijöistä on pystynyt hyödyntämään työn liukuma-aikojen laajentumista, jolloin vapaa-ajan ja työn yhteensovittaminen on ollut heille helpompaa. Muutamien työntekijöiden kohdalla on mietitty tarkemmin työtehtäväkokonaisuuksia, ja muutamat ovat alkaneet myös miettiä urakehityksensä mahdollisuuksia ja haasteita, joihin poikkeusoloissa työskenteleminen saattaa vaikuttaa. Osa henkilökunnasta on myös aktivoitunut tukemaan kanssatyöntekijöiden jaksamista ja epäformaalia yhteisöllisyyttä esim. järjestelmällä vapaa-ajalla yhteisiä etätapaamisia, joihin kaikki kollegat ovat saaneet ilmoittautua mukaan.
Tieteen avoimuus pandemian aikana ja jälkeen
Moni asiakas, opiskelija ja henkilökunnan jäsen, on varmasti huomannut COVID-19-aikana avoimen tieteen edut, kun tutkimukseen ja opintoihin tarvittavia painettuja materiaaleja on ollut tavallista hankalampi saada käsiinsä ja välimatkoja osittain mahdoton ylittää matkustusrajoitusten vuoksi. Julkaisujen, tutkimusaineistojen, oppimateriaalien ja koko tutkimuskulttuurin avautumisen merkitys on ollut selvää verkon kautta toimittaessa, kun ei olla kiinni aukioloajoissa tai tiloissa. Tätä merkitystä voi nähdä kaikilla tieteenaloilla, mutta erityisesti monitieteiset COVID-19-tutkimukset ovat hyötyneet avoimen tieteen tuottamista mahdollisuuksista, kun tutkimustuloksia on pitänyt avata tavanomaista nopeammin. Opetus- ja tutkimushenkilökunnalle onkin pyritty tarjoamaan mahdollisimman paljon tukea tieteen avoimuutta koskeviin kysymyksiin, ja aiempien vuosien työ on osoittautunut kannattavaksi tästäkin näkökulmasta.
Edellä mainittu työ suunnittelun ja infran parissa laajentuu koko ajan, kun avoimen tieteen käytänteet leviävät uusille alueille. Esim. avoimia oppimateriaaleja on tuotettu JYU:ssa pitkään, ja myös monet nykyiset opetus- ja oppimiskäytänteet tukevat avoimuutta, mutta nyt tukitoimintojen kansallista yhteistyötä ollaan tuomassa myös paikalliseksi opettavien yliopistolaisten tueksi. Kirjastolaiset ovat tässäkin avoimuuden osa-alueessa JYU:läisten tukena – ja vielä entistä enemmän jatkossa, kun suunnitelman tasolla olevat asiat saadaan toteutumaan käytännössä.
Kaiken kaikkiaan asiakkaiden tuen sekä ohjauksen tarve ja niiden merkitys on noussut pandemian aikana selkeästi esiin. Monet edellä mainituista etäpalveluista tulevat jäämään käyttöön varmasti pandemian jälkeenkin, kun tekniikkaa on mahdollista alkaa kehittää entistä toimivammaksi. Poikkeusoloissa kirjaston omalle henkilökunnalle on konkretisoitunut myös se, kuinka paljon viestimme ja ohjaamme arjessa asiakkaita ja toisiamme. Esiin ovat nousseet myös vertaistukeen ja -oppimiseen liittyvät tarpeet, ja se, mikä merkitys niihin liittyvällä yhteisöllisyydellä on organisaatiossa.
Marjo Vallittu
Informaatikko, Avoimen tiedon keskus, kirjasto
Kirjoittaja haluaa kiittää Avoimen tiedon keskuksen, kirjaston,tiiminvetäjiä kokemuksien ja tietojen jakamisesta tätä blogitekstiä varten.