Onko COVID-19 aloittanut etätyön kulta-ajan vai onko kyseessä vain tilapäisratkaisu ennenäkemättömään ongelmaan? Jytten varapuheenjohtaja Melissa Plath pohtii etätyöskentelyyn liittyviä kysymyksiä erilaisten henkilöstöryhmien välisen tasa-arvon näkökulmasta.
On aika jättää jäähyväiset toimistolle, sillä edessä on nyt etätyön aikakausi. Tämä ei ole ensimmäinen mullistus työskentelytapojen historiassa – siirtyminen jaettuihin työhuoneisiin ja avokonttoreihin tulee ensimmäisenä mieleen – eikä se myöskään jää viimeiseksi. Muutos eroaa kutenkin aiemmista siltä osin, etteivät sen taustalla olleet uudet johtamisen teoriat tai taloudelliset näkökohdat, vaan uuden aikakauden laittoi alulle odottamaton maailmanlaajuinen tapahtuma, joka yllätti niin työnantajat kuin työntekijätkin.
Normaalisti tämän mittakaavan hallinnolliseen mullistukseen olisi liittynyt strategista suunnittelua sekä toimenpiteitä siirtymän helpottamiseksi ja riskien minimoimiseksi, mutta COVID-19 pakotti nopeaan siirtymään, jonka avuksi luotiin tai hankittiin välineitä aina tarpeen vaatiessa.
Pakon edessä tapahtuvat muutokset sujuvat vain harvoin ongelmitta ja tavallista on, että tiedossa olevat ongelmat ja aikansa eläneet olettamukset korostuvat entisestään. Esimerkiksi Jyväskylän yliopistossa etätyötä koskevat säännöt ja käytänteet ovat epäselviä ja tuntuvat vahvistavan vanhakantaisia käsityksiä etenkin niin kutsutun muun henkilökunnan työnkuvasta. Muutos voi kuitenkin tarkoittaa myös uudistumista, jolloin uusia käytäntöjä ja parannuksia voidaan panna toimeen ilman menneisyyden painolastia.
Kenellä on oikeus työskennellä etänä?
Ennen pandemiaa etätyöskentelyyn on liittynyt paljon kysymyksiä. Etätyötä koskevat säännöt ovat epämääräisiä, eikä valtaosalle yliopiston henkilökuntaa ole selvää, kenellä on oikeus työskennellä etänä, koska ja millä ehdoilla. Käytänteet perustuvat usein olettamuksiin yliopistotyön luonteesta.
Tutkimus- ja opetushenkilökunta, joiden työ mielletään luonteeltaan joustavaksi ja mahdolliseksi suorittaa milloin ja missä tahansa, voi säädellä ajankäyttöään kokonaistyöajan puitteissa. Työtunteja tai läsnäoloa työhuoneella ei valvota. Samalla muun henkilökunnan, joiden mielletään ennen kaikkea tarjoavan palveluja yliopistoyhteisölle, oletetaan olevan työpaikalla virka-aikana ja tätä valvotaan työajanseurantajärjestelmän avulla.
Nämä oletukset ovat ymmärrettäviä, mutta ne eivät vastaa yliopistotyön todellisuutta eivätkä ne ole yhdenmukaisia yliopiston sääntöjen kanssa. Molempien henkilöstöryhmien työ on paitsi monipuolisempaa myös monelta osin huomattavasti samankaltaisempaa kuin oletukset antavat ymmärtää. Molempien ryhmien edustajat esimerkiksi tarjoavat palveluita henkilökunnalle ja opiskelijoille. Tiedekuntien ja laitosten opetuksen, tutkimuksen ja toimivuuden kehittämiseen tähtäävät kokoukset edellyttävät koko henkilökunnan panosta. Lisäksi yliopiston työhön liittyvien projektien hallinnointiin ja toteuttamiseen osallistuu tutkimus- ja opetushenkilökunnan lisäksi myös muuta henkilökuntaa.
Yliopiston etätöitä koskevat säännöt ovat paljon oletettua monimutkaisempia. Vaikkei tutkimus- ja opetushenkilökunnan työaikaa valvota, heidän oletetaan olevan työhuoneella tai työpaikalla neljänä päivänä viikossa lukukausien ja opetusjaksojen aikana. Vastaavasti muu henkilökunta saa työskennellä etänä, mutta keskimäärin vain yhtenä päivänä viikossa, jos niin erikseen sovitaan ja ainoastaan esimiehen luvalla.
Kun työn luonne yliopistolla monipuolistuu ja erot eri henkilökuntaryhmien välillä kutistuvat, on syytä pohtia etätyötä koskevan sekavan kaksoisjärjestelmän tarkoituksenmukaisuutta. Sopiiko tällainen järjestelmä nykyaikaan?
Taitoja etätyön aikakaudelle
Kun pandemian vakavuusaste vähitellen selvisi keväällä 2020, tuli etätöihin ja etäopetukseen siirtymiselle ilmeinen tarve. Yliopisto reagoi siirtämällä valtaosan toiminnoistaan verkkoon. Kukaan ei ollut osannut varautua näin kattavaan työtapojen muutokseen, mikä on tuonut esille paitsi järjestelmän puutteita myös sen ilmeisen joustavuuden.
Uusia ohjelmistoja hankittiin ja otettiin käyttöön etäopetusta ja videoneuvotteluita varten, mikä pakotti sekä henkilökunnan että opiskelijat omaksumaan uusia taitoja ja opettelemaan verkkotyöskentelyn ja -opiskelun etiketin. Kalenterit täyttyivät pian tapaamisista esimerkiksi Teams-, Zoom-, Jitsy- ja Webex-verkkokokoussovelluksilla. Kaikki oppivat nopeasti mykistysnapin tärkeyden.
Välineitä ja menettelytapoja työajan raportointiin, mitä muulta kuin tutkimus- ja opetushenkilökunnalta vaaditaan, jouduttiin improvisoimaan. Excel-mallipohjia luotiin ja päivitettiin työtuntien ja taukojen kirjaamiseksi. Aluksi nämä lähetettiin esimiehille, sitten esimiehille ja työajanseurannan sähköpostiosoitteeseen. Elokuussa otettiin käyttöön PremiTime, jonka avulla henkilökunta voi kirjata työaikansa sähköisesti matkapuhelimella tai tietokoneella.
Vaikka siirtymä lähes täysin digitaaliseen ympäristöön ei ollut ongelmaton, opiskelijoiden ja henkilökunnan kyky oppia uusien välineiden käyttö suhteellisen helposti todistaa yliopistoyhteisön mukautuvuudesta ja joustavuudesta. Jälkiviisaasti on kuitenkin helppo nähdä, miten yliopiston aikaisempi suhtautuminen etätyöskentelyyn on tarpeettomasti vaikeuttanut prosessia. Joustamaton järjestelmä loi tarpeen kehittää välineitä ja toimintatapoja muun henkilökunnan etätyöskentelyä varten. Vaikka yliopiston vastaus haasteeseen oli suurelta osin onnistunut, herätti se silti kysymyksen joustamattoman etätyökäytännön mielekkyydestä.
Etätyö COVID-19:n jälkeen
Yliopisto ei ole pelkästään laitos, vaan myös henkilökunnan ja opiskelijoiden muodostama yhteisö. Etätyö ei korvaa, eikä se saa korvata, kasvotusten tapahtuvaa vuorovaikutusta, keskustelua ja kohtaamisia, jotka rikastuttavat opetusta, tutkimusta ja muuta yliopistolla tapahtuvaa toimintaa. Tästä huolimatta etätyöskentely on toimivaa ja toisinaan myös toivottavaa. Paluu aiempaan etätyömalliin olisi virhe ja hukattu mahdollisuus.
Yliopistotyö kehittyy ja siitä piirtyvä kuva on monimuotoisempi kuin kahden henkilökuntaryhmän järjestelmä antaa ymmärtää. Tämä poikkeustila on osoittanut, että aiemmat etätyötä koskevat oletukset eivät kaikilta osin pidä paikkaansa. Monia palveluita on mahdollista tarjota etänä, kokouksia voi järjestää videoneuvotteluohjelmien avulla ja myös etätyöntekijän työaikaa on mahdollista seurata.
Pandemian jälkeen tarvitaan uusi, selkeämpi ja ymmärtävämpi lähestymistapa etätyöhön. Sen on oltava muutakin kuin vain oikeus työskennellä kotoa käsin. Sen tulee ilmentää joustavuutta, luottamusta ja yliopistotyön vivahteiden tunnustamista. Tämä edellyttää, että henkilökunnan ja opiskelijoiden tarpeet on ymmärrettävä entistä paremmin. Elävän yliopistoyhteisön luominen tulisi yhdistää mahdollisuuteen olla tämän yhteisön jäsen niin fyysisesti kuin etänäkin. Pyrkimys tuottavuuteen tulisi yhdistää joustavuuteen ja luottamukseen. Tällainen avoin, refleksiivinen suhde etätyöhön edesauttaisi luomaan yhteisön, jossa olisi enemmän valinnanvaraa ja mahdollisuuksia – ja jonka jäsenet olisivat aiempaa onnellisempia.
Melissa Plath
Jytten varapuheenjohtaja
Projektipäällikkö, Finnish University Partnership for International Development
