Tampereen yliopiston työsuunnitelmatyöryhmä on pyytänyt muun muassa henkilöstöjärjestöiltä kommentteja työsuunnitelmaa koskevista ohjeista ja käytännöistä. Tatte on toimittanut työryhmälle seuraavat huomionsa:
Työsuunnitelma on tärkeä väline kokonaistyöajassa olevien työntekijöiden työmäärien oikeudenmukaisuuden varmistamiseksi. Kokonaistyöajassa ei ole tarvetta yksityiskohtaiseen työajanseurantaan, koska työsuunnitelman avulla voidaan sopia, mitä työntekijän odotetaan tekevän. Parhaimmillaan työsuunnitelma mahdollistaa sen, että epätasapainoinen työkuorma tulee näkyväksi ja suunniteltuihin työtehtäviin voidaan tehdä joustavasti muutoksia. Siksi ei ole yhdentekevää, miten työsuunnitelma täytetään ja miten sen täyttöä ohjeistetaan.
Tällä hetkellä työsuunnitelmat näyttäytyvät kuitenkin usein valitettavan irrallisina akateemisen henkilöstön työn todellisuudesta. Työsuunnitelmiin kirjataan monia sellaisia tehtäviä (kuten oppimistehtävien arviointeja tai lehdille tehtäviä vertaisarviointeja), joiden tarkkaa määrää on mahdotonta arvioida etukäteen. Myös vaikkapa tutkimusartikkelin kirjoittamiseen kuluvaa aikaa ei voi etukäteen tietää tunnilleen. Näin ollen suunnitelma on monilta osin väkisinkin vain suuntaa antava arvio. Tämä suunnitelman ja todellisuuden välinen väistämätön epäsuhta johtaa valitettavasti siihen, että työsuunnitelman laatiminen minuutintarkkojen ohjeiden mukaan tuntuu tarpeettomalta kuormitukselta. Lisäksi nykyinen työsuunnitelmaohjeistus ei tue tai edistä tutkimuksen ja opetuksen yhteyttä, vaan pikemminkin eriyttää näitä ydintehtäviä toisistaan. Tämä on yliopiston tarkoituksen ja akateemisen henkilöstön työn mielekkyyden kannalta huolestuttava kehityskulku, joka tulisi kitkeä alkuunsa.
Työsuunnitelmaa olisikin tärkeää kehittää ensisijaisesti työyhteisön välineenä suojella akateemisen henkilöstön oikeutta määrätä työstään itse ja varmistaa muun muassa aikaa tutkimukseen. Jos työsuunnitelmaan on esimerkiksi kirjattu, että työntekijä käyttää tutkimukseen 900 tuntia ja tarkastaa viisi gradua, mutta päätyykin vuoden aikana tarkastamaan 10 gradua, on ilman muuta huomioitava, että tarkastuksiin käytetty aika on vähentänyt tutkimukseen käytettyä aikaa. Kun työntekijä käy kehityskeskustelua tai keskustelun henkilökohtaisesta suoriutumisesta, on olennaista, onko työntekijä tehnyt sen mitä on suunnitellut. Jos tutkimukseen varattu aika on mennyt ohjaukseen ja opetukseen, on ymmärrettävä, että suunnitellut julkaisutavoitteet eivät täyty. Tällaisissa tilanteissa julkaisutavoitteiden saavuttamatta jääminen ei voi olla este vaikkapa suoriutumiskorotuksen saamiselle. Lisäksi olisi varmistettava, että opetus- ja ohjaustyö eivät toistuvasti vähennä tutkimukseen käytettävissä olevaa aikaa. Tähän yksi keino on kirjata työsuunnitelmaan opetuksesta ja ohjauksesta vapaita kausia.
Yliopistotason ohjeita kehitettäessä on hyvä muistaa, että työsuunnitelman laatiminen ja sen muodollinen prosessointi eivät vielä itsessään auta saavuttamaan niitä hyviä tavoitteita, joita ohjeissa kuvataan, kuten työyhteisöjen sisäisen avoimuuden parantumista. Työsuunnitelmien roolia ja käyttöä osana työntekijän ja työyhteisön työn suunnittelua tulisikin kirkastaa. Tämän jälkeen on myös helpompaa aidosti miettiä yksittäisten tehtävien tuntimitoitusten realistisuutta.
Viime keväänä annetussa ohjeessa opetuksen valmisteluun ja ohjaukseen mitoitetut ajat olivat paikoitellen kovin niukkoja. On hyvä, että yliopiston yhteisissä ohjeistuksissa pyritään tasapuolisuuteen, mutta tämän ei pidä tarkoittaa sitä, ettei huomioida eri alojen, kurssien, opettajien tai opiskelijoiden erilaisia tarpeita. Ohjaukseen ja opetukseen käytettävän työajan mitoituksessa olisi siis hyvä olla enemmän joustoa. Jousto helpottaisi myös mukautumista muuttuviin tilanteisiin, kuten sijaisuusjärjestelyihin ja etä-/hybridiopetuksen mukanaan tuomiin muutoksiin.
Lisäksi haluamme muistuttaa, että työsuunnitelman ulkopuolisesta opetuksesta maksettavat yksittäiset korvaukset on järkevää mahdollistaa jatkossakin myös yliopiston omalle henkilökunnalle, koska käytännössä työsuunnitelmien muuttaminen voi kesken vuoden olla vaikeaa.
Mikäli työsuunnitelman täyttö ja sen seuraaminen vastaavat työntekijän ja työyhteisön todellisuutta, henkilöstöllä on motivaatiota laatia työsuunnitelma hyvin. Motivaation puute voi johtaa siihen, että työsuunnitelmat eivät käytännössä pidäkään paikkaansa. Jos johdon näkymä suorittavaan portaaseen heikkenee, henkilöstön johtaminen hankaloituu. Vaikka tämä tarkoittaisi nyt ohjeistetusta tarkkuudesta tinkimistä, yliopiston johdon ja esihenkilöiden tulisi uskaltaa luottaa siihen, että joustavasti rakennetut työsuunnitelmat ovat niin työntekijälle kuin työnteolle mielekkäitä. Näin myös tuetaan yhteisten tavoitteiden ja yliopiston tehtävien suuntaista tekemistä.