TIETOSUOJASELOSTE
OULUN YLIOPISTON AKATEEMISET RY.
Laatimispäivämäärä 24/05/2018
1. Rekisterinpitäjä: Oulun Yliopiston Akateemiset ry.
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Yhdistyksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja
3. Rekisterin nimi: Oulun Yliopiston Akateemisten rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyksen jäsentiedot ovat Tieteentekijöiden liiton ylläpitämässä jäsenrekisterissä, jota hoitaa Tieteentekijöiden liiton jäsensihteeri. Yhdistyksen jäsensihteerillä ja sihteerillä on pääsy rekisteriin, mistä he voivat tarkistaa yhdistyksen jäsentilanteen hallituksen kokouksia varten. Yhdistyksen jäsensihteerillä tai sihteerillä ei ole oikeuksia muuttaa jäsenrekisterin tietoja.
Yhdistyksen jäsenistä muodostuu rekistereitä myös seuraavissa yhteyksissä:
– Oulun yliopistosta väitelleiden jäsenten muistaminen
– matka-avustusten saajat
– yhdistyksen mökin vuokraajat
– hallituksen jäsenet (tiedot pöytäkirjoissa)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Yhdistyksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja
3. Rekisterin nimi: Oulun Yliopiston Akateemisten rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyksen jäsentiedot ovat Tieteentekijöiden liiton ylläpitämässä jäsenrekisterissä, jota hoitaa Tieteentekijöiden liiton jäsensihteeri. Yhdistyksen jäsensihteerillä ja sihteerillä on pääsy rekisteriin, mistä he voivat tarkistaa yhdistyksen jäsentilanteen hallituksen kokouksia varten. Yhdistyksen jäsensihteerillä tai sihteerillä ei ole oikeuksia muuttaa jäsenrekisterin tietoja.
Yhdistyksen jäsenistä muodostuu rekistereitä myös seuraavissa yhteyksissä:
– Oulun yliopistosta väitelleiden jäsenten muistaminen
– matka-avustusten saajat
– yhdistyksen mökin vuokraajat
– hallituksen jäsenet (tiedot pöytäkirjoissa)
5. Rekisterin tietosisältö Edellä mainituissa rekistereissä on jäsenten nimi ja mahdollisesti yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero).
6. Säännön mukaiset tietolähteet Jäsenrekisteriin tulevat tiedot saadaan jäseniltä itseltään, kun he luovuttavat ne liittymisen kautta Tieteentekijöiden liitolle.
7. Tietojen säännön mukaiset luovutukset Jäsentietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille eikä kaupalliseen käyttöön.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Jäsentietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet Jäsenrekisteritiedostoa käyttää vain jäsensihteeri ja sihteeri, ja tiedosto vaatii salasanalla kirjautumisen.
10. Tarkastusoikeus Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin talletetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse jäsensihteerin sähköpostiosoitteeseen, joka löytyy yhdistyksen nettisivuilta. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jokaisella jäsenellä on oikeus vaatia esim. jäsenrekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista. Pyyntö tulee esittää Tieteentekijöiden liiton jäsensihteerille.
6. Säännön mukaiset tietolähteet Jäsenrekisteriin tulevat tiedot saadaan jäseniltä itseltään, kun he luovuttavat ne liittymisen kautta Tieteentekijöiden liitolle.
7. Tietojen säännön mukaiset luovutukset Jäsentietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille eikä kaupalliseen käyttöön.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Jäsentietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet Jäsenrekisteritiedostoa käyttää vain jäsensihteeri ja sihteeri, ja tiedosto vaatii salasanalla kirjautumisen.
10. Tarkastusoikeus Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin talletetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse jäsensihteerin sähköpostiosoitteeseen, joka löytyy yhdistyksen nettisivuilta. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jokaisella jäsenellä on oikeus vaatia esim. jäsenrekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista. Pyyntö tulee esittää Tieteentekijöiden liiton jäsensihteerille.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa.
(Jäsenluettelo 11§)
(Jäsenluettelo 11§)